MEGA YAZILIM MUHASEBE PROGRAMI KULLANIM KILAVUZU
MUHASEBE
01. Hesap Planı
Hesap Planı Girişi
Hesap numarasını girdiğinizde, kaydın durumuna göre GİRİŞ, DEĞİŞİKLİK veya İPTAL işlemleri yapabilir veya hesabın 1 yıllık durumunu, ay bazında kontrol edebilirsiniz. Hesap numarası 20 hane alfanümeriktir.Hesap numarasını rakkam/harf olarak girebilirsiniz.Hesap numarasında iken F2 tuşuna bastığınızda ekranda açılan pencereden hesap planınızı görebilir, F9 tuşu ile hesabın muavin dökümü alabilirsiniz.
Örnek :
1 TOPLAYICI HESAP
10 GURUP TOPLAYICI HESAP
100 KEBİR HESABI
100.01 GURUP (YARDIMCI) HESAP
100.01.01 GURUP (YARDIMCI) HESAP
100.01.01.001 GURUP (YARDIMCI) HESAP
100.01.01.001.001 TALİ (DETAY) HESAP
Kırılmadan önceki ilk üç hane kebir hesap tanıtımını içerir. İlk hane Ana Toplayıcı hesabı, sonraki bağlı Gurup Toplayıcı Hesabını belirtir.Fişlerde kebir ve toplayıcı hesaplar çalışmaz, sadece tali hesaplar çalışır.Her açılan tali hesabın mutlaka kebir 'i olmalıdır.Bir kebir hesabının en az bir tali hesabı bulunmalıdır. Hesap numaraları alfanümerik sıraya göre sıralanır. Hesap adını 40 hane girebilirsiniz.Yabancı adı isteğe bağlı olarak verilebilir.Fiş açıklamalarında da ikinci bir dilde açıklama girilirse, tek işlemle iki ayrı dilde muhasebe tutulabilir. Hesap tipi; Toplayıcı, Grup toplayıcı Kebir,veya Detay olabilir. Kırılmalar nokta işareti "." ile belirtilir. Muhasebe paketini herhangi bir döviz modülü ile entegre kullanılacaksa, birimine göre miktar veya döviz olarak tanımlama yapınız. Aksi takdirde 'H' cevabı veriniz. Önceki dönem borç ve alacak bakiyeleri Mali
Tabloların oluşturulması sırasında kullanılır.Günlük işlemlere etkisi yoktur. Özel kodlar birbirinden bağımsız olmak üzere üç adettir. Bu kodlar;hesap kodları farklı olan belli hesapların seçilerek birlikte dökümlerinin yapılmasını sağlar. Özel kodlar 5 hane alfanümerik olup her an değiştirilebilir.
Hesap Planı Dökümü
Verilen kod ve özel aralığında kalan istenen tipteki hesapların, kod sıralı olarak bilgi dökümleri alınacaktır. Dökümde seçilen tip ve üst seviye tiplere sahip hesaplar yer alacaktır.
Kod Değiştirme (Plan + Fiş)
Bu seçenekte, muhasebe hesap kodlarının hareket görmüş olsun veya olmasın - yenisi ile değiştirilmesi sağlanır. İşlem sonucunda hesabın işlem gördüğü tüm fişlerdeki kodları değiştirilir. Ayrı ayrı işlem gören iki hesabın, bir kod altında birleştirilmesi işlemi de buradan yapılabilir. Değiştirilecek YENİ KOD kısmındaki hesap mevcut ise program uyarıda bulunur.Devam komutu verildiği takdirde eski kod iptal edilerek tüm işlemler yeni koda taşınacaktır. Şayet muhasebe programı diğer modüller ile entegre çalışıyorsa; ESKİ KOD kısmındaki koda sahip stok, cari, fatura,senet ve kasa modülündeki parametre ve ana bilgilerdeki kodlar yenisi ile değiştirilir.
02. Fiş
Fiş Girişi
Fiş numarası ve Fiş tipini girdiğinizde, Fiş kaydının durumuna göre GİRİŞ,DEĞİŞİKLİK veya İPTAL işlemleri yapabilirsiniz. Fiş numarası sistem tarafından önceki kaldığınız numaranın bir arttırılması şeklinde otomatik olarak verilmektedir. Bu numaralandırmayı kullanmayıp kendi istediğiniz şekilde fiş numarası verebilirsiniz. Fiş numarası iki sistemde takip edilebilir.
1 > Normal Sıralı
Fiş numarası 1' den başlayarak müteselsil olarak devam eder.
2 > Tarih Sıralı
Fiş numarası günün tarihine göre AY ve GÜN baş kısma alınıp sonraki üç hane 1 artırılarak üretilir, her gün için fiş numarası 1' den başlar ve her güne 9999 fiş girilebilir.
Ör : Tarih --> 27/05/1996
Günün ilk fişinin numarası --> 05271 Numaradaki 05, bulunulan ay'ı 27 gün'ü 1 ise o gün kalınan fiş numarasını belirtir.
Fiş tipi 1: Tahsil, 2: Tediye, 3: Mahsup şeklinde girilebilir.Her üç tipte de işlem şekli aynıdır. Parametrelerde gerekli düzenleme yapılırsa tahsil ve tediye fişleri kasaya otomatik olarak kapatılır. Hesap numarasında iken F2 tuşuna bastığınızda ekranda açılan pencereden hesap planınızı görebilir ve işlem yapılacak (tali) hesabı seçebilir, hesabın muavinini görebilir ve yeni bir hesap açabilirsiniz. Hesap numarasını girdiğinizde; fişin altına hesabın adı,borcu/alacağı ve bakiyesi
gelecektir. Verdiğiniz hesap numarası (tali) hesap planında daha önceden tanıtılmamışsa hesabı girmek isteyip istemediğiniz sorulur, isterseniz hesabı buradan hesap planına kaydedip işinize
devam edebilirsiniz. Açıklama hanesine bir önceki satırın açıklaması gelecektir. Açıklamayı aynen bırakabilir veya açıklamayı silip yenisini yazabilirsiniz. Aynı işlem için birden fazla açıklama satırı girilebilir. Standard veya sık kullanılacak açıklamalar F3 tuşu yardımıyla açılacak pencerede kaydedilebilir. Kayıt işleminde hesaplara kod verir gibi her açıklamaya bir sembol karakter verilir (harf, rakkam, işaret v.s) Böylece çok sayıda açıklama tanıtma imkanı oluşturulur. Borç yada alacak sütununda iken F7 tuşuna basarsanız hesap makinesi ekrana gelecektir. Miktar/Döviz modülü'de kullanılıyorsa, miktarlı veya dövizli tanıtılan hesaplara ait işlem satırlarında miktar sorulacaktır. Parametre tanımlarına bağlı olarak, miktar boş geçilebilir. İşletmeye ait departmanların v.s kısımların gider/gelir ve maliyetlerini, hesap planından bağımsız olarak takip etmek için parametrelerde gerekli düzenleme yapılmalıdır. Bu durumda her işlem satırında girilen rakkamın hangi Maliyet Merkezi'ne ait olduğu sorulur. F2 tuşu yardımıyla açılan pencereden maliyet merkezleri tanıtılarak işlem devam ettirilir. Mevcut iki işlem satırı
arasında boş satır açılarak işlem yapılabilir. Girilen her alana ait bilgi, ayrı bir kayıt tuşuna gerek kalmaksızın anında kaydedilecektir. İşlem satırları girildikçe,fişin altında son girilen satırın ve fişin toplam tutarları (Borç-Alacak) gözükecektir. Fişten çıkmak istediğinizde, fişin borç ve alacak toplamları birbirini tutmazsa, sistem size
aradaki farkı göstererek düzeltmenizi isteyecektir. Fişten çıkmak için hesap numarasında iken
ctrl + F4 tuşuna basınız. Fişin borç ve alacak tutarını eşitlemeden fişten çıkamazsınız. Eğer hatayı bulamazsanız, son satıra, herhangi bir hesaba fark kadar tutar girip fişten çıkabilirsiniz. Daha sonra kontrol veya dökümlerden hatayı bulup, fişe tekrar girerek hatalı olan satırdaki değişikliğinizi yapabilirsiniz. Hatalı girdiğinizi fark ettiğiniz fişleri Fiş numarası ve Fiş tipi ile çağırarak komple iptal edebilirsiniz.
İptal işlemleri :
Fiş İptali : Fiş numarası yazıldıktan sonra fiş tipinde iken, F3 tuşuna basılarak fiş komple iptal edilebilir.
Satır iptali : İptal edilecek satırdaki hesap kodunda iken, F3 tuşuna basılarak yalnızca bulunulan satır iptal edilebilir.
Fiş Dökümü (Detay)
Fişler girildiği şekilde yani; işlem satırları giriş formuna uygun şekilde detaylı olarak dökülür.
Fiş Özet Döküm
Bu seçenekte , muhasebe fişlerinin sadece borç ve alacak toplam bakiyelerinin ve tarihlerinin yer aldığı özet dökümü alınabilir. Herhangi bir problemden dolayı; Borç/alacağı tutmayan fişler "<---" Hesap dönemi dışında olan fişler " < > " işareti ile gösterilir.
Yevmiye Deseninde Fiş Dökümü
Fişler, kontrol işlemleri için yevmiye defteri deseninde dökülür. Fişte, detay hesaplara girilen işlemler, kebir hesap toplamları alınarak dökülür.
Fiş No, Tipi Tarihi Değiştirme
Fiş girişinde, No'su ve tipi girilen muhasebe fişlerinin tarihi getirilerek; yeni fiş no,tip ve tarihi istenecektir. Girilen bilgiler
doğrultusunda söz konusu fiş yeniden düzenlenecektir veya kopyalanacaktır.
Fiş Numaraları Düzenleme
Program tarih sırasına göre fişleri yeniden numaralandırır ve madde numarası verir.
Başlangıç - Bitiş Tarih : 01/01/XX - 31/12/XX
Başlangıç - Bitiş Fiş No : 000001 - 999999
Yeni Başlangıç Fiş No : 000001 olarak veriniz.
03. Listeler
Kasa Defteri Dökümü
İstenen tarih aralığında kasa defteri dökümü alınacaktır. Vergi usul kanunun 173 nolu tebliğinin diğer hususlar kısmında belirtildiği gibi, hareket görmeyen günler için kasa defteri dökümü mecburi değildir.
Yevmiye Defteri Dökümü
Verilen tarihler ve fiş numaraları arasında kebir hesap, sayfa ve ay bazında ara toplamlar alınarak yevmiye defteri dökümü yapılır. Borç/alacak devri: Girdiğiniz başlangıç tarihine kadar olan MİZAN genel toplam
tutarıdır. (Daha önce tasdikli döküm yapıldıysa program devir tutarını otomatik olarak getirir.) Tasdikli döküm yapılırsa; dökümü yapılan son fiş numarası,tarihi ve tutarı parametrelerde saklanarak, tasdikli dökümü yapılmış fişler üzerinde değişiklik yapılması
engellenecektir.
NOT : Türk Ticaret Kanunu 'nun 70. maddesine göre, bilgisayar ile tutulan muhasebenin, yevmiye defterinde madde sıra numarası mecburi değildir.
Kebir Defteri Dökümü
Döküm Sırası :
Hesap Sıralı- Kebir hesap bazında, tarihe göre yapılan dökümdür. Hesap değiştikçe ara toplam alınır.
Tarih Sıralı- Tarih bazında, kebir hesaplara göre yapılan dökümdür. Tarih değiştikçe ara toplam alınır. Özet dökümde, asıl dışında girilen ekstra açıklamalar dökülmez.
Mizan Dökümü
Mizan dökümü ,Türkçe veya İngilizce olarak alınabilir.
MiZAN TÜRÜ
Son Mizan : Verilen ay sonuna kadar olan mizan. Dönemsel mizan: Verilen iki tarih arasındaki mizan.
Aylık Mizan : Yalnızca,verilen ayın mizanı.(Geçmiş aylardan devir alınmaksızın)
BAKiYE TÜRÜ
Toplam Bakiye :Bakiyeler yürütülmeden olduğu gibi alınan mizandır. Bu döküm türünde, bakiyeler toplanarak ayrı ayrı ait oldukları kolona yazılır.
Fark Bakiyesi : Bakiyeler yürütülerek (Fark alınarak) alınan mizandır. Bu döküm türünde, borç ve alacak tutarları yazılarak sadece bakiye veren kısım ait olduğu yerde yer alır.
Muhasebede Detay hesaplar 'ın bakiyesi ; fark bakiyesidir .
Mizanda sorulan bakiye parametresi ; TOPLAYICI , KEBİR ve GRUP HESAPLAR 'ın bakiyesinin hesaplama yöntemi için geçerlidir Eğer FARK bakiyesi seçilmiş ise, toplayıcı grup hesaplar bazında , toplayıcı grup hesabın altındaki detay hesapların toplanmış olan borç ve alacak tutarları arasındaki fark alınarak, borç veya alacak olarak, tek bakiye şeklinde yazılır. Eğer TOPLAM bakiye seçilmiş ise, toplayıcı grup hesaplar bazında, toplayıcı grup hesabın altındaki detay hesapların bakiyeleri toplanır. Dolayısı ile bu yöntemde, ana toplayıcı hesaplar hem borç hem de alacak bakiyesi verebilir.
DÖKÜM TÜRÜ
Özet : Yalnızca kebir hesapların mizan tutarlarının,
Gurup : Kebir ve gurup hesapların mizan tutarlarının,
Detay : Kebir, gurup ve detay hesapların mizan tutarlarının,yer aldığı döküm türüdür.
Dökümde; istenirse,bakiye vermeyen (kapanmış veya işlem görmemiş) hesaplar yer alabilir.
Muavin Dökümü
Verilen aralıkta kalan detay hesapların gördüğü işlemler, tarih bazında dökülecektir. İstenirse hesapların aylık ara toplamları alınabilir.
Aylık Dağılım Mizanı
Verilen aralıkta kalan hesapların ay bazında ulaştıkları borç/alacak ve bakiye mizan değerleri dökülecektir.
Maliyet Merkezi Muavini
Verilen aralıkta kalan maliyet merkezlerinin, seçilen hesaplar vasıtası ile gördükleri işlemler muavin defter yapısında dökülecektir.
Maliyet Merkezi Mizanı
Verilen aralıkta kalan maliyet merkezlerinin, seçilen hesaplar vasıtası ile gördükleri işlemlerden dolayı oluşan mizan dökümleri alınacaktır.
04. Diğer
Parametreler
FİŞ GİRİŞİNDE ALANLAR
Fiş girerken istenen alanların gelip gelmeyeceği bu seçenek vasıtasıyla belirtilir.Fiş girişi sırasında alınacak bilgi ve adımlar bu soruların ışığında yönlendirilecektir.
FİŞ GİRİŞİNDE MİKTAR SIFIR OLABİLİR Mİ ?
FİŞTE YABANCI DİL AÇIKLAMASI ALINACAK MI ?
MALİYET MERKEZİ ALINACAK MI ?
FİŞ NUMARASI TAKİBİ
Fiş numaraları iki değişik şekilde takip edilebilir.
1 - Normal Sıralı : Klasik numaralama yöntemidir.İlk fişin numarası genellikle 1'den başlar ve birer artarak tüm yıl boyunca tek seri takip eder.
2 - Tarih sıralı : Fiş numaraları hergün 1'den başlar ve her gün için ayrı bir seri takip eder. Numaralandırma şu şekilde yapılır. 13/05/96 tarihli fişler, 0513-0001 den başlayarak 0513-0002,.....şeklinde devam eder.Bu sistemde 05 bulunulan ay'ı 13 gün'ü 0001 ise kalınan fiş numarasını belirtir. Her iki sistemde de fiş numarası program tarafından otomatik olarak takip edilir.
FİŞ GİRİŞİNDEN HANGİ DÖKÜME GİTSİN
Fiş bilgileri girişi sırasında anında girilen fişin dökümü alınabilir. Fiş, normal fiş deseninde ve yevmiye deseninde olmak üzere iki dizaynda dökülebilir. İstediğiniz döküm türünü buradan belirtiniz.
TAHSİL/TEDİYE KAPAMA
Bu seçenekte tahsil ve tediye fişlerinizi girerken otomatik olarak kasa hesabına atılmasını istiyorsanız kasanızın kodunu belirterek yapabilirsiniz.Burada belirttiğiniz kasa kodu tahsil veya tediye fişi keserken ekrana gelecektir,istenirse başka bir hesaba da atabilirsiniz.
HESAP DÖNEMİ BAŞLANGIÇ / BİTİŞ TARİHLERİ
Hesap döneminin başlangıç ve bitiş tarihleri bu seçenek vasıtasıyla belirtilebilir. Bu tarih aralığı yılbaşı-yılsonu tarihleri dışında olabilir. Bu aralık dışında fiş girmeniz sistem tarafından engellenecektir.
YEVMİYE TASDİK / MADDE NO BİLGİLERİ
Tasdikli yevmiye dökümü alındığı takdirde, dökümü yapılan en son tarih, fiş no ve tutar sistem tarafından otomatik olarak
yazılacaktır. Bu tarih ve numaradan önceki fişlere girmeniz engellenecektir. İstenildiği takdirde geri bir tarih ve fiş numarası yazılarak bu durum ortadan kaldırılabilir.
SON TASDiK TARiHi
FiS NUMARASI
TASDiK TUTARI
Kapanış Açılış İşlemleri
DİKKAT !!!.( BU iŞLEMDEN ÖNCE MUTLAKA YEDEK ALINIZ !!!! )
(BU iŞLEMDEN ÖNCE KAPANIŞ MADDESİ iPTAL EDiLMELiDiR. !!!! )
1 - KAPANIŞ : Yıl sonunda kesin mizan oluşturulduktan sonra bu seçenek vasıtası ile kapanış bilançosu otomatik olarak yapılır. Bu işlemden sonra tasdikli defterlerin dökümü
alınmalıdır. ( Mali Tablolar modülü kullanılıyorsa, Tablo dökümü almak için kapanış maddesini iptal ediniz. )
2 - AÇILIŞ : Yeni yıla devir bakiyeleri ile geçişi sağlar. Hesap bakiyeleri 1 nolu açılış mahsubuna taşınarak açılış tamamlanır.
Şirketler Arası Transfer
Bu seçenekle, bilgileri tutulan iki şirket arasında mizan ve fiş bilgileri transferi yapılabilir. Aktarma işlemi bilgilerin transfer edileceği şirkete ait bölümde yapılır. Transfer yapılacak firma bilgilerinin bulunduğu bölüm ismi ve ilgili dosya ismi verilmelidir. Fişler sahip oldukları fiş no ve tarihleri ile transfer
edilebildiği gibi mevcut bilgilere ilave şeklinde transfer işlemi yapılabilir.
Dosya Transfer
Bu işlemle, Muhasebe Fiş veya Mizan bilgilerinizi, EXCEL,ACCESS, WORD,LOTUS,DBASE gibi programlara veya diğer ticari paket programlara bilgi transferi/entegrasyonu sağlayabilir veya modem kanalıyla bilgi transferi yaparak,iki değişik yerde kullanılan muhasebe paketinin birbirine entegrasyonunu sağlayabilirsiniz.
1 numaralı seçenekte, başlangıç ve bitiş fiş nosunu soracaktır.Verilen fiş no arasındaki hareketlerden MUHFIS.TXT isimli (ASCII TEXT) bir dosya yaratılır.Dosya ismi amaca uygun olarak değiştirilebilir.
2 numaralı seçenekte, MUHFIS.TXT isimli dosyadaki hareketler mevcut hareket dosyasına eklenir.( Son kalınan fiş numarasından itibaren mevcut bilgiye eklenebilir veya aynı numarayla aktarılabilir.)
3 numaralı seçenekte, vereceğiniz başlangıç ve bitiş numaraları arasındaki hesaplardan MUHMIZ.TXT isimli (ASCII TEXT) bir dosya oluşturulur.
4 numaralı seçenekte, MUHMIZ.TXT isimli dosyadaki hesaplar mevcut hesap planına eklenir. ( mevcut olan hesaplar işleme alınmaz !).
Muhasebe Ana Bilgi Düzenleme
Herhangi bir şekilde muavin ile mizan arasında uyuşmazlık bulunduğunda bu seçenekle uyuşmazlığı giderebilirsiniz. Verdiğiniz başlangıç ve bitiş mizan tarihleri aralığındaki tüm fişler temel alınarak , mizan tutarları yeniden düzenlenir.